Dokumente scannen: digitale Archivierung mit Wandel
Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH bringt Tag für Tag unzählige Unterlagen in zukunftssichere Formen. Und das bereits seit vielen Jahren. Daher verfügen wir sowohl über die benötigte technische Ausstattung als auch das geforderte Know-how, um nahezu jeder Anforderung gerecht zu werden. Ganz gleich, ob Sie Aktenordner, gebundene Vorlagen oder Mikrofilme digitalisieren möchten – mit den neuesten Geräten sind unsere Experten in der Lage, 100.000 Seiten pro Tag einzuscannen. Dies entspricht dem Inhalt von 250 Ordnern.
- Auflösungen bis 600 dpi in Farbe, Graustufen oder S/W
- Schonende Digitalisierung in ausgezeichneter Qualität
- Moderne Software ermöglicht zahlreiche Bildverbesserungen
Scanservice für Dokumente aller Arten und Mengen
Ordner digitalisieren
Beim Scannen von Ordnerablagen steht meistens die Notwendigkeit der Platzschaffung am Anfang der Überlegungen. Aber eine Vielzahl weiterer Aspekte spricht für die Umsetzung einer digitalen Ablage: Smart genutzt, wird diese zu einem kostbaren Instrument der Informationsbeschaffung.
Gebundene Vorlagen scannen
Besondere Anforderungen werden an einen Scan-Dienstleister gestellt, wenn Dokumente gebunden beziehungsweise geheftet sind und dieses Archivgut in seinem Zustand unverändert bleiben soll – sei es aus rechtlichen Gründen oder wegen seiner historischen Bedeutung. Spezielle Aufsichtscanner können solche Unterlagen digital erschließen.
Pläne, Zeichnungen und Karten digitalisieren
Architekturpläne, Maschinenbauzeichnungen, Stadtpläne oder Flurkarten: Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH scannt großformatige Pläne und Zeichnungen auf Papier beziehungsweise Transparenten bis zum Format DIN A0 sowie Zeichnungslochkarten und 35 mm Mikrofilme.
Bücher und Handschriften scannen
Bücher und Handschriften sind das kulturelle Gedächtnis der Menschheit und daher von unschätzbarem Wert. Allerdings sind diese ständig durch Zerfallsprozesse, Beschädigungen oder Zerstörung bedroht. Zur Bewahrung wertvoller Kulturgüter werden die Dienstleistungen der Wandel GmbH von Bibliotheken und Archiven gerne in Anspruch genommen.
Mikrofilme digitalisieren
Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH digitalisiert alle Mikrofilm-Arten. Zum Beispiel scannen wir 16 und 35 mm Rollfilme ein, Zeichnungslochkarten, Mikrofiches, Mikrofilmjackets oder Nitro-Negative.
Sie möchten Ihre Dokumente scannen lassen?
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In 8 Schritten zum digitalen Archiv
Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH möchte ihren Kunden als verlässlicher Partner zur Seite stehen. Darum begleiten Sie unsere Experten vollumfänglich auf dem Weg zum digitalen Archiv.
1. Ausführliche Beratung
Am Anfang unserer Arbeit steht immer die individuelle Beratung. Wie viele Dokumente möchten Sie scannen lassen? In welchem Format liegen diese vor? Benötigen Sie vielleicht Unterstützung beim Dokumentenmanagement? Auf Basis dieser und weiterer Angaben erhalten Sie von uns ein speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Angebot.
2. Auftragsdeckblatt
Um den Scanvorgang so datenschutzkonform und wirtschaftlich wie möglich zu gestalten, erarbeitet die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH gemeinsam mit ihren Kunden ein Auftragsdeckblatt. In diesem sind alle relevanten Informationen des jeweiligen Auftrages hinterlegt. Die Codierungen des Deckblattes ermöglichen einen automatisierten Scan Ihrer Dokumente.
3. Transport der Dokumente
Die zu scannenden Unterlagen können Sie je nach Menge entweder per Post an uns senden oder von der Wandel GmbH abholen lassen. Dabei steht Sicherheit selbstverständlich an erster Stelle: Unser Familienbetrieb ist gemäß ISO 9001 zertifiziert, unsere Fahrzeuge sind GPS überwacht.
4. Sorgfältige Vorbereitung
Im Rahmen der scangerechten Aufbereitung Ihrer Unterlagen werden Büroklammern und Heftungen entfernt sowie Barcodes, die keinen Bezug zur Indizierung der Belege haben, unkenntlich gemacht. Auf Wunsch bringen unsere Experten ebenso Ordnung in Ihre Dokumente: Dazu gehört, dass wir eine digitale Ordnerstruktur anlegen oder PDFs mit Lesezeichen versehen.
5. Scannen und Kontrolle
Wenn die zu scannenden Dokumente aufbereitet sind, werden sie in einem unserer leistungsstarken Dokumentenscanner im Stapel verarbeitet. Mit einem einzelnen Scanner können täglich über 50.000 Seiten digitalisiert werden. Die Verarbeitung dieser Scanmengen erfordert ein hohes Maß an Kontrolle. Deshalb sind bei der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH mehr Mitarbeiter mit der Indizierung und Endkontrolle beschäftigt als mit dem eigentlichen Scannen. Unsere Kunden sind dankbar dafür.
6. Datenausgabe, Datenübertragung
Die digitalisierten Unterlagen erhalten Sie als TIFF-, PDF/A- oder im Falle von Graustufen beziehungsweise Farbscans auch als JPG-Dateien. Bei hohen Auflösungen ist die Wahl des Formates, bedingt durch die Dateigröße, von größter Bedeutung. Ausgegeben werden die gescannten Dokumente auf allen aktuellen Datenträgern, zumeist auf CD/DVD, USB-Sticks oder externen Festplatten. Die elektronische Übermittlung per File-Transfer direkt auf den Server des Kunden ist selbstverständlich ebenso möglich und stellt die sofortige Verfügbarkeit sicher.
7. Smarte Services
Die Wandel GmbH kann mehr als Dokumente einscannen – nämlich Unternehmen beziehungsweise öffentlichen Einrichtungen beim Dokumentenmanagement unterstützen. Denn was helfen Ihnen die schönsten Scans, wenn Sie die benötigten Informationen nicht wiederfinden? Zur vollständigen Erschließung Ihrer Bestände bieten wir gerne alle Funktionen der automatischen Texterkennung (OCR). Eine Ausgabe in vielen weiteren Formaten ist nach Absprache ebenfalls möglich.
8. Vernichtung & Einlagerung
Sind alle Dokumente fachgerecht eingescannt, haben Sie bei der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH die Wahl: Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Belege selbstverständlich wieder in Ihrem Archiv willkommen heißen. Alternativ lagern wir die gescannten Unterlagen bei unserem verlässlichen Partner in Stuttgart ein oder vernichten diese datenschutzgerecht.
Scanner
Sie möchten Ihr Archiv selbst in die Hand nehmen? Die Wandel GmbH bietet Ihnen moderne Geräte des führenden Herstellers namhafter Marken für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten, Fotos oder Mikrofilmen.
Software
Mit unseren einfachen, leistungsstarken und flexiblen Scantechnologien, Workflowlösungen sowie Präsentationssystemen sind Sie in der Lage, Imagedaten und Scans professionell zu bearbeiten.