Die Funktionsweise von Buchscannern unterscheidet sich ein wenig je nach Kategorie: Auf günstigeren Flachbettscannern liegt beispielsweise das Buch mit den Seiten nach unten auf einer Glasplatte – diese Lage belastet jedoch den Buchrücken. Für historische Dokumente empfiehlt sich daher ein hochwertigeres Gerät, bei dem das Original mit den offenen Seiten sowohl nach oben platziert werden kann als auch das Buch nicht so weit geöffnet werden muss. Zu diesem Zweck verfügen professionelle Buchscanner über eine Buchwippe beziehungsweise Buchwiege. Manuell oder motorisch betriebene Wippen bestehen aus zwei höhenverstellbaren Platten, die dafür sorgen, dass die Seiten des Buchs möglichst plan liegen. Wiegen sind gewinkelte Ablagen, in die das Buch einbandschonend gebettet wird.
Liegt das Dokument in Position, wird es in höchster Auflösung sowie frei von dunklen Schatten gescannt: Die sehr hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und ein Lichtsystem ohne schädliche UV-Strahlung schützen dabei Vorlagen und Anwender. Im Anschluss rückt eine Software verzerrte Buchstaben oder schief aufgelegte Originale automatisch gerade. Das Ergebnis? Eine brillante Bilddatei, das sogenannte Digitalisat, die in beliebiger Form gespeichert werden kann.