Sicherheit zählt: Digitalisieren Sie jetzt!
Kein Papier – keine Katastrophe!
Papierdokumente mögen physisch greifbar sein, aber sie sind weitaus anfälliger für Zerstörung, als man denkt. Ob durch Insektenbefall, Feuer oder Überschwemmungen – die Bedrohungen sind vielfältig und oft unvorhersehbar. Doch es gibt eine einfache Lösung: Digitalisierung. Das Scannen und sichere Ablegen Ihrer Dokumente kann Ihr Unternehmen vor potenziell verheerenden Verlusten bewahren.
Insekten, Feuer, Wasser: Die unterschätzten Gefahren
Papier ist nicht so robust, wie es scheint. Insekten wie Papierfische tummeln sich oft unbemerkt in Akten und können diese über Jahre hinweg unbemerkt zerstören. Diese Schädlinge sind besonders in feuchten Umgebungen aktiv und können innerhalb kürzester Zeit große Schäden anrichten. Was aber, wenn eine Katastrophe größeren Ausmaßes eintritt – ein Feuer im Archivraum oder eine Überschwemmung im Keller?
„In meiner Tätigkeit habe ich immer wieder gesehen, wie Unternehmen durch den Verlust ihrer physischen Akten schwere Rückschläge erleiden mussten. Es ist erschreckend, wie schnell Papier durch scheinbar kleine Vorfälle beschädigt oder zerstört werden kann“. Deshalb rate ich Florian Wandel von Dokumenten- und Datenservice Wandel Gmbh zur Digitalisierung von wichtigen Unterlagen.
Digitalisierung: Ihre Lebensversicherung für Daten
Die Lösung ist naheliegend: Scannen Sie Ihre Dokumente und erstellen Sie digitale Kopien. Aber was passiert, wenn es zu einem wirklichen Notfall kommt? Ein Brand, eine Überschwemmung oder ein anderer schwerwiegender Vorfall könnte Ihre digitalen Systeme beeinträchtigen. Hier kommt die Notwendigkeit von regelmäßigen Backups ins Spiel.
- Backup-Strategien: Es reicht nicht aus, Dokumente nur einmal zu scannen und digital abzulegen. Regelmäßige Backups auf verschiedenen Speichermedien – etwa in der Cloud, auf CDs oder sogar auf speziell gesicherten Servern – sind entscheidend, um Ihre Daten zu schützen.
- Doppelte Sicherheit: Durch die Speicherung an verschiedenen physischen Standorten minimieren Sie das Risiko eines Totalverlusts, selbst bei großflächigen Katastrophen.
Was, wenn der Ernstfall eintritt?
Stellen Sie sich vor, es brennt wirklich in Ihrem Unternehmen? Oder der Archivkeller steht nach einem unvorhersehbaren Sturzregen unter Wasser? Oder eine Windhose deckt das Dach ab, unter dem sich Ihre Akten befinde? Sind Ihre Dokumente sicher?
Ich, Florian Wandel von Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH empfehle Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Privatpersonen: „Lassen Sie regelmäßig Kopien Ihrer Daten auf verschiedenen Speichermedien erstellen. Denken Sie daran, dass es nicht nur um das sichere Speichern geht, sondern auch darum, dass diese Backups im Ernstfall schnell und zuverlässig zugänglich sind.“
- Praktisches Beispiel: Ein Unternehmen, das seine physischen Akten regelmäßig digitalisiert und Backups auf Cloud-Servern und externen Festplatten oder CDs gespeichert hat, kann nach einer Naturkatastrophe innerhalb weniger Stunden den Betrieb wiederaufnehmen, da alle wichtigen Dokumente sofort zugänglich sind.
- Flexibilität: Dank der Digitalisierung können Ihre Mitarbeiter auch remote auf wichtige Unterlagen zugreifen – ein unschätzbarer Vorteil in Notfällen oder bei unerwarteten Betriebsunterbrechungen.
- Sicherheit durch Digitalisierung: Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ist mehr als nur eine moderne Ablagemethode – sie ist Ihre Lebensversicherung gegen unvorhersehbare Katastrophen, von denen es aktuell immer mehr gibt. Es kann jeden treffen. Schützen Sie Ihre wertvollen Daten, bevor es zu spät ist. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten handlungsfähig bleibt.
