Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH

Dokumenten- und
Datenservice Wandel GmbH

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Dokumenten-Digitalisierung

 

Wir wandeln analoge Werte zukunftssicher in digitale Formen


Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH wandelt Tag für Tag unzählige Papierdokumenten in digitale Informationen, wie Rechnungen, Lieferscheine, Bankbelege, Kassenbelege, Bestellungen, Bücher, Personalakten Vertragsunterlagen, Leasing-, Fahrzeug- und Kundenakten und viele andere Arten von Belegen.
Mit unseren Highspeed-Dokumentenscannern erreichen wir dabei eine Scankapazität von 100.000 Seiten pro Tag. Dies entspricht dem Inhalt von 250 Ordnern.

Ausgabemedium
Die gescannten Dokumente werden auf alle aktuellen Datenträger ausgegeben, zumeist auf CD/DVD, USB-Sticks oder externen Festplatten. Die elektronische Übermittlung per File-Transfer direkt auf den Server des Kunden Kunden ist selbstverständlich ebenso möglich und stellt die sofortige Verfügbarkeit sicher.

Ausgabeformate
Die digitalisierten Unterlagen erhalten Sie als TIFF-, PDF/A- oder im Falle von Graustufen oder Farbscans auch als JPG-Dateien. Bei hohen Auflösungen ist die Wahl des Formates, bedingt durch die Dateigröße, von größter Bedeutung. Zur vollständigen Erschließung Ihrer Bestände oder auch nur als unterstützende Suchfunktion bieten wir gerne alle Möglichkeiten der automatischen Texterkennung (OCR). Eine Ausgabe in vielen weiteren Formaten ist nach Absprache selbstverständlich ebenfalls möglich.

Erweiternd bietet die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH die Ausgabe digitalen Dokumente zur zeitlich nahezu unbegrenzten Archivierung auf Mikrofilm.


Scanservice für Dokumente aller Arten, Formen und Mengen



Scannen von Ordnerablagen



Bild "Digitalisierung:ordnerablagen.jpg"Beim Scannen von Ordnerablagen steht meistens die Notwendigkeit der Platzschaffung am Anfang der Überlegungen. Aber eine Vielzahl weiterer Aspekte erhöht die Nutzung einer digitalen Ablage enorm und erweitert die Ablage zu einem wertvollen Instrument der Informationsbeschaffung.

Schnelle Auskunftsfähigkeit
Die Dokumente können direkt am Arbeitsplatz eingesehen werden. Wege ins Archiv entfallen. Es müssen keine Ordner entnommen und später wieder zurückgebracht werden. Auch das Rückführen entnommener Belege entfällt. Die Vollständigkeit der Ablage bleibt damit zwangsläufig erhalten.
 


Dezentraler Zugriff
Verschiedene Personenkreise können auf die digitalisierten Akten zugreifen, sofern sie dazu ermächtigt werden. Probleme können sofort im Kundengespräch vor Ort abgeklärt werden. Das spart Zeit und führt zu sofortiger Übereinstimmung.

Suche nach mehreren Ordnungskriterien
Die Ablage in Ordnern erfolgt zwangsläufig nach einem Ordnungskriterium. In digitalen Dokumenten kann eine verfeinerte Suche nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Selbst die Suche nach bestimmten Begriffen kann erfolgen, wenn eine Volltext-Datenbank eingerichtet wurde.

Sicherheit durch Digitalisierung
Egal, ob Hochwasser oder Brände: schnell gehen wichtige Dokumente und Unterlagen unrettbar verloren. Durch geeignete Datensicherungsmaßnahmen bleiben die digitalisierten Dokumente erhalten und können an jedem Ort sofort eingesehen werden.

Sicherheit vor unberechtigtem Zugriff
Sie können durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen sicherstellen, dass nur ein autorisierter Personenkreis sensible Daten sehen kann.

Weitere wichtige und wertvolle Verbesserungen durch die Digitalisierung in Stichworten:
  • Automatisches Löschen durch Terminvorgabe
  • Dokumentation der zugreifenden Stellen oder Personen
  • Revisionssicherheit der Ablage
  • und vieles mehr



Organisierte Digitalisierung



Bild "Digitalisierung:organisierte_digitalisierung.jpg""Die schönsten Scans helfen mir nichts, wenn ich die benötigten Informationen nicht wiederfinde."
Die Sicherheit einer aussagefähigen und richtigen Indizierung ist zentrale Aufgabe in der Vorbereitung zur Digitalisierung.

Auftragsvorbereitung
Mit der scangerechten Aufbereitung beginnt die Organisation des Scannens. Büroklammern und Heftungen werden entfernt. Barcodes, die keinen Bezug zur Indizierung der Belege haben, werden unkenntlich gemacht.
 


Auftragsdeckblatt
Zur Sicherung eines sicheren Ablaufs des Scanvorganges erarbeitet die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH gemeinsam mit seinen Kunden ein Auftragsdeckblatt, in dem alle relevanten Informationen des jeweiligen Auftrages hinterlegt sind. Die Codierungen des Deckblattes ermöglichen eine automatisierte Abwicklung des Scanvorganges. Das automatische Auslesen der Informationen bringt eine hohe Sicherheit in den Scanvorgang und die Indizierung der Dokumentenart.

Scannen und Kontrolle
Wenn die zu scannenden Dokumente aufbereitet sind, werden sie in einem der leistungsstarken Dokumentenscanner im Stapel verarbeitet. Mit einem einzelnen Scanner können täglich über 50.000 Seiten digitalisiert werden. Die Verarbeitung dieser Scanmengen erfordert ein hohes Maß an Kontrolle. Deshalb sind bei der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH mehr Mitarbeiter mit der Indizierung und Endkontrolle beschäftigt, als mit dem Scannen. Unsere Kunden sind dankbar dafür.

Datenausgabe, Datenübertragung
nach Fertigstellung der Scanaufträge werden die Daten entweder direkt an den Kunden übertragen oder auf unserem FTP-Server zur Abholung bereitgestellt. Auch die Ausgabe auf Datenträger wie CD, DVD oder USB-Festplatten sind gebräuchliche Ausgabeformen.

Belegvernichtung
Die datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Unterlagen steht am Ende der organisierten Digitalisierung. In der Auftragsvorbereitung wird festgelegt, wie lange die gescannten Belege nach Übergabe der Daten an den Auftraggeber bei der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH noch gelagert werden. Nach Ablauf dieser Frist - in der Regel 4 bis 8 Wochen - werden die Belege sicher vernichtet.



Scannen gebundener Vorlagen



Bild "Digitalisierung:gebundene_vorlagen.jpg"Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH wurde seit vielen Jahren mit vielfältigen Scanaufgaben konfrontiert. Daraus hat sich eine technische Ausstattung in einer Vielfalt entwickelt, wie sie bei einem Dienstleister selten anzutreffen ist.

Besondere Anforderungen werden an einen Scan-Dienstleister gestellt, wenn Dokumente gebunden oder geheftet sind und dieses Archivgut in seinem Zustand nicht verändert werden darf, sei es aus rechtlichen Gründen oder wegen seiner historischen Bedeutung. Mit speziellen Aufsichtsscannern können solche Unterlagen digital erschlossen werden.
 


Ein Beispiel
Wir hatten den Auftrag zu Archivierung besonders sensibler und geschichtsträchtiger Akten des Bundesverfassungsgerichtes. So waren in den Akten schwierig zu verarbeitende Dokumente integriert. Eine Vielzahl gefalteter Zeitungsseiten und geheftete Magazine erforderte unsere ganze technische Vielfalt und Erfahrung. Jetzt können diese Akten nicht nur digital eingesehen werden, sondern wurden zusätzlich noch zur Langzeitarchivierung auf dem Jahrhunderte haltbaren Mikrofilm gespeichert.



Scannen von Plänen, Zeichnungen und Karten



Bild "Digitalisierung:planscannen.jpg"Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH wandelt Ihre großformatigen Vorlagen wie Architekturpläne, Maschinenbau-Zeichnungen, Stadtpläne, Flurkarten und ähnliches in digitale, pixelorientierte Dateien. Aus vergangenen Jahren existieren in den Archiven der Konstruktionen noch viele auf Mikrofilm gesicherte Zeichnungen.

Wir digitalisieren auch diese Mikrofilm-Archive und ermöglichen Ihnen die systemübergreifende Verwaltung aller Zeichnungen. Der Ersatz vielfach veralteter Mikrofilm-Rückvergrößerungsgeräte entfällt.
 


Eingangsmedien zur Digitalisierung
  • Pläne und Zeichnungen auf Papier oder Transparenten bis zum Format DIN A0 und Überlängen
  • Zeichnungslochkarten und 35 mm Mikrofilme

Technische Ausführung
  • Scannen von Zeichnungen mit Auflösungen von 200 bis 600 dpi
  • Scannen in Farbe, in Graustufen oder S/W
  • Erfassung der Daten des Zeichnungskopfes
  • Scannen vom Mikrofilm mit Auslesen des Hollerith-Codes von Zeichnungslochkarten



Scannen von Büchern



Bild "Digitalisierung:buchscannen.jpg"Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH ist nicht nur Scan-Dienstleister, sondern bietet im süddeutschen Raum auch als Händler die speziellen und technisch hochwertigen Scanner der Firma Zeutschel an. Wir verfügen über ein weitreichendes know-how im Bereich der Digitalisierung wertvoller Archivalien und bieten eine moderne technische Ausstattung zum hochauflösenden und vorlagenschonenden Scannen Ihrer Bücher.
 


Buchscannen in höchster Qualität
Wir scannen Bücher mit Auflösungen bis 600 dpi in Farbe, Graustufen oder S/W. Mit der neuesten Aufsichtscanner-Technik digitalisieren wir Ihre gebundenen Vorlagen schonend und in ausgezeichneter Qualität. Mit der Perfect-Book-Software von Zeutschel werden störende Verzerrungen im Buchfalz eliminiert und weitere automatische Bildverbesserungen realisiert.

Bewahrung wertvollen Kulturgutes
Bücher und Handschriften sind das kulturelle Gedächtnis der Menschheit und daher von unschätzbarem Wert. Allerdings sind Bücher und Handschriften ständig durch Zerfallsprozesse, Beschädigungen oder Zerstörung bedroht. Zur Bewahrung dieser wertvollen Kulturgüter werden die Dienstleistungen der Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH von Bibliotheken und Archiven in Anspruch genommen.



Scannen von Mikrofilmen



Bild "Digitalisierung:mikrofilmscannen.jpg"Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH wandelt alle Mikrofilm-Arten von der rein analogen in die digitale Archivform. Wir scannen 16 mm- und 35 mm Rollfilme, Zeichnungslochkarten, Mikrofiches, Mikrofilmjackets und Nitro-Negative. Das Scannen erfolgt auf hochmodernen und leistungsstarken Mikrofilmscannern in exzellenter Qualität und mit hoher Geschwindigkeit.

... und welches Mikrofilmmedium möchten Sie digitalisieren?

 
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